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Kanban

Que es Kanban

Si trabajas en un entorno de desarrollo de software, en una startup o simplemente en el entorno tecnológico, es muy probable que te hayas cruzado con un tablero Kanban sin siquiera conocer bien en qué consiste, solo habrás visto un tablero con las tareas pendientes, las tareas que se están trabajando y las tareas finalizadas.

La mínima versión de Kanban incluye esto, pero en este post te explicaremos en detalle todo sobre esta metodología ágil.

¿Qué es la metodología Kanban?

La metodología Kanban ha pasado a formar parte de las que son metodologías ágiles, cuyo objetivo es gestionar de manera general cómo se van completando las tareas. Pero realmente no es una técnica específica de software, Kanban tiene mucha utilidad en entornos donde la mayor parte del volumen del trabajo es operativo.

Kanban es una palabra que proviene de Japón, y significa “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Ahora os contamos algo de su historia.

Un poco de la historia de Kanban

Esta técnica se creó en Toyota, a finales de la década de 1940, cuando introdujeron la fabricación “just in time” en su producción, esto quería decir que la producción se basaba en la demanda del cliente, en lugar de la fabricación en masa para llevarlos al mercado.

Este sistema de producción sentó las bases de lo que hoy conocemos como Lean. Su propósito era minimizar la pérdida de tiempo en actividades innecesarias sin sacrificar la producción, y generar más valor al cliente sin sacrificar costes. ¿A qué os suena familiar todo esto?

El método Kanban

A comienzos de este siglo, los principales players se dieron cuenta de cómo Kanban podía usarse para cambiar positivamente las formas de poder entregar producto y servicios.

Se quería ser más eficiente reduciendo costes y maximizando la entrega de valor. Todo esto, sumado a los avances en la tecnología, supuso que Kanban deje el ámbito automotriz y se aplique con éxito en otros sectores más complejos como IT, márketing, etc.

El tablero Kanban más simple tiene 3 columnas: “Pendiente”, “En progreso” y “Finalizado”.

Cuando Kanban se construye, gestiona y funciona correctamente, sirve como un “depósito de información en tiempo real”, destacando los cuellos de botella dentro del sistema y cualquier otra cosa que pueda obstaculizar las prácticas de trabajo sin problemas.

Pero, ¿Cómo funciona la metodología Kanban?

Los 4 principios de Kanban

Se ha creado el método Kanban como un enfoque para el cambio incremental y evolutivo de procesos para cualquier organización de trabajo. Se centra en la entrega de valor y estos son sus principios básicos:

Comienza con lo que ya conoces

La flexibilidad de Kanban permite superponerse a los flujos de trabajo sin interrumpir grandes tareas que esté realizando el equipo. De manera natural los problemas más importantes irán apareciendo en el tablero, y su implementación será más rápida. Una de los grandes beneficios de Kanban es que muy fácil de implementar, lo que no resulta en cambios radicales en las organizaciones.Las tareas y cambios deben ser siempre incrementales

Los cambios radicales en las tareas siempre son desaconsejados, pero en Kanban lo son aún más, ya que la esencia de esta metodología se basa en que todo sea iterativo y evolutivo.

Hay que respetar los roles y responsabilidades: Kanban tiene roles definidos, responsabilidades que deben cumplirse. El Delivery Lead es el encargado de gestionar el tablero Kanban y de asegurar que el trabajo que se realiza sigue la filosofía Kanban. El Product Owner es el encargado de alinearse con el Delivery Lead, para conocer el estado del producto y actualizar el tablero Kanban. El equipo de desarrollo es el encargado de hacer realidad todo este cambio incremental y evolutivo.El liderazgo debe ser rotativo

Este es el principio más nuevo de Kanban. Es muy importante que todo el equipo tenga una mentalidad de mejora continua para alcanzar el máximo rendimiento del equipo / área / empresa. Los mejores líderes nacen de la primera línea de los equipos que tienen esta mentalidad.Basándonos en estos principios, ¿Cómo se aplica la metodología Kanban?

Roles en Kanban

Delivery Lead/Manager

Rol dedicado a mejorar la eficiencia del flujo de trabajo en Kanban. Es el responsable del flujo de trabajo dentro de un sistema Kanban, además de facilitar la reunión de Kanban y el Delivery Planning o planificación de la entrega.

Request Manager

Focalizado en la demanda. Se encarga principalmente de priorizar las peticiones y gestionar la demanda manteniendo las relaciones/expectativas con los stakeholders.

Aplicando Kanban

Existen una serie de prácticas centrales que deben estar presentes para una aplicación exitosa de Kanban.

El tablero, lo más importante

Kanban board

Lo primero que debes hacer es entender cuál es el flujo de una tarea para que sea considerada “acabada”. Sólo después de eso podrás aplicar cambios para mejorar la metodología.

Desde luego, necesitamos un tablero con las columnas que representen ese workflow, y cada tarjeta representa un ítem de trabajo que debe hacer el equipo de desarrollo.

Cuándo comienza un ítem nuevo, siempre se debe mover desde la columna “Pendiente”, y debe seguir el flujo que se haya definido, hasta llegar a la columna “Acabado”, y recién ahi se puede comenzar con otra tarea.

Estos cambios deben ser en vivo, para que todo el equipo pueda ver en tiempo real cómo van evolucionando el producto que están desarrollando.

Limita las tareas “En curso”

Uno de los objetivos de Kanban es que el equipo maneje un número “asumible”, esto quiere decir, que una persona no debería estar con 3 tareas “En progreso” a la vez, significa que tiene ciertos bloqueos, y deben solucionarse en lugar de coger otra tarea.

Establecer estos límites ayuda al equipo en focalizarse no solo en desarrollar tareas, también en desbloquear las tareas que estén “En progreso” y no se puedan acabar por cualquier razón.

En resumen, cada miembro del equipo debería tener un máximo de 2 tareas “En progreso” dentro del tablero Kanban.

Gestionar el flujo, fundamental

El flujo de las tareas de Kanban debe ser sostenible y alineado con las necesidades del equipo. Cuando hablamos de “flujo de tareas” nos referimos al listado de columnas que debe seguir una tarea desde que se ha empezado a que ha terminado.

Esto significa que el Delivery Lead debe administrar el flujo, y no a las personas. Es importante tener en cuenta en esta fase que el liderazgo es rotativo, y la gestión del flujo es distinta a la gestión del equipo.

Formalizar el proceso Kanban y alinearlo con el equipo

Es difícil aplicar un proceso que no conoces, es por eso que el proceso debe estar claramente definido, publicado y compartido. Por norma general, las personas que no sepan cómo funciona algún proceso, no lo encontrarán útil y no lo van a seguir.

Alinear a todo el equipo es uno de los pasos que más impacto tiene en cualquier cambio de proceso.

Retroalimentación

Sin feedback es muy difícil mejorar un proceso, por eso Kanban apuesta por retrospectivas para alimentar la mejora continua.

Aquí entran en juego las dailies, la revisión del producto acabado y cualquier ejercicio de sincronización con el equipo.

En resumen

Kanban es mucho más que posits metidos en una pared. La mejor forma de conocer esta metodología es adoptar su filosofía y aplicarla a su trabajo diario. Entender los 4 principios es el primero paso que debes dar si quieres aplicarlo en tu trabajo.

Pero lo más importante es poder hacer esto en equipo, sin un grupo de personas que se crean la metodología y que estén alineados con la filosofía, será muy difícil su implementación.

Recuerda siempre hacer retrospectivas para intentar mejorar los procesos.